¿Qué es un CRM y para qué sirve?


Rafa Cevallos M.
Rafa Cevallos M.

Más de la mitad de las empresas funcionan sin un sistema para gestionar a sus clientes y contactos. En el mejor de los casos, estas empresas utilizan una hoja de cálculo para llevar el seguimiento, pero la realidad es que Excel no está hecho para esto. En el peor de los casos, no utilizan ningún sistema que les permita llevar el control de su proceso comercial.

La palabra CRM podrá sonar muy intimidante, pero una vez que entendemos el concepto nos damos cuenta de lo indispensable que es manejar uno en el mundo empresarial, y es por eso hemos creado este artículo.

Un CRM es un sistema que permite a las empresas almacenar una lista de contactos, ya sean prospectos o clientes, y llevar un registro de todas las interacciones que tienen con la organización.

Imagina que un CRM es algo similar a la lista de contactos que tenemos en nuestro teléfono. Esta lista nos sirve para almacenar los datos de todas las personas con las que tenemos contacto e interactuamos en nuestra vida diaria. Lo mismo sucede con las empresas. El CRM funge como una lista de contactos que nos permite guardar sus datos y saber qué ha sucedido con ellos a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son las funcionalidades de un CRM?

Los sistemas CRM normalmente son utilizados por el departamento de mercadotecnia y de ventas, por lo que cuentan con muchas herramientas que facilitan o hacen más eficiente la labor de estos departamentos.

Un CRM, como mínimo, debería tener las siguientes funcionalidades:

  • Lista de contactos
  • Calendarios y recordatorios
  • Gestión de tareas
  • Reportes

Adicionalmente, la mayoría de los CRM que existen hoy en el mercado tienen características que ayudan a los vendedores a ser más eficientes como:

  • Registro de actividades (correos, llamadas, reuniones, etc.)
  • Integración con correo electrónico
  • Almacenamiento de documentos
  • Gestión de las oportunidades de venta
  • Usuarios y permisos
  • Aplicación móvil

Por último, existen algunos CRM que tienen funcionalidades muy avanzadas como:

  • Notificaciones en tiempo real
  • Calificación de contactos
  • Automatización
  • Inteligencia de negocios
  • Integración con otras plataformas

¿Cuáles son las ventajas de usar un CRM?

A continuación te enlistamos algunas de las ventajas principales de que tu empresa adopte un CRM.

Toda la información en un sólo lugar

Un CRM nos permite tener toda la información de los contactos en una sola base de datos. Existen empresas que aún utilizan hojas de cálculo (como Excel o Google Sheets) para llevar un registro de sus contactos. Las hojas de cálculo no están hechas para esa función y como la información cambia constantemente, eventualmente se vuelve un proceso tedioso y muy propenso a errores.

Un CRM nos evita tener que buscar información en diferentes hojas de cálculo o cientos de correos, ya que concentra toda la información sobre nuestros contactos en un sólo lugar.

La información es de la empresa, no de las personas

La rotación de personas es un problema grande en las empresas. Además de las evidentes pérdidas de tiempo en capacitación y productividad que representa la rotación de empleados, hay que sumar la fuga de información que esta conlleva.

Un CRM permite mantener el registro de la información independientemente de las personas que circulen por el puesto.

Organiza las actividades del día

Una de las características básicas de un CRM es contar con un módulo para asignar tareas y crear recordatorios. Estas tareas nos sirven para hacer más eficiente el seguimiento de los prospectos o clientes.

Incrementa la eficiencia del vendedor

Los CRM modernos incluyen herramientas que hacen más eficientes la labor de los vendedores. Uno de los objetivos es automatizar en la medida de lo posible sus actividades y el registro de información para evitar que los vendedores pierdan tiempo en tareas administrativas y se enfoquen en lo que realmente provee valor: vender.

Como te habrás dado cuenta, en la actualidad es indispensable que las empresas cuenten con un sistema CRM para ser competitivas. Existen varias alternativas con las que pueden empezar, siendo las más conocidas las de Salesforce y Hubspot.

Nosotros recomendamos comenzar con Hubspot ya que su interfaz es muy intuitiva y además es gratis. Si quieres aprender a usarlo te recomendamos leer nuestra guía sobre como utilizar el CRM de Hubspot.

Así que, independientemente de cual CRM elijas, te recomendamos que tu empresa comience a utilizar uno ahora.

Categorías: Ventas, CRM, Mercadotecnia

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